Privacybeleid
Dit beleid beschrijft welke gegevens worden verzameld, met welk doel, wie bij de verwerking betrokken is en welke rechten daarop bestaan.
Verwerkingsverantwoordelijke
IZZ Media Group
contact@izzmediagroup.com
Verzameling van gegevens
Verzameld wordt de informatie die vrijwillig wordt verstrekt in het aanmeldformulier, het formulier voor een talentaanvraag of het contactformulier: naam, e-mailadres, telefoon, profielgegevens en de eventueel bijgevoegde foto's. Ook het IP-adres wordt geregistreerd, uitsluitend om inzendingen in salvo's te beperken. Bij een account worden ook de datum en het tijdstip van het laatste bezoek met geopende sessie bijgehouden: alleen het laatste, zonder geschiedenis. Alleen het bureau raadpleegt die, om te weten welke accounts nog actief zijn, en ze worden gewist wanneer het account wordt verwijderd. De foto's worden buiten het publieke deel van de site bewaard, worden nooit gepubliceerd, en hun metagegevens — waaronder de locatie die telefoons toevoegen — worden bij ontvangst verwijderd. Bij opname in het bestand wordt daarnaast een afbeelding van het identiteitsbewijs verzameld, volgens de hieronder beschreven procedure.
Identiteitsbewijs en leeftijdsverificatie
Voordat een profiel aan een producent wordt voorgesteld, wordt vastgesteld dat de persoon ouder dan 18 jaar is. Daartoe wordt gevraagd om een afbeelding van het identiteitsbewijs of het paspoort, en om een foto van de persoon met dat document in de hand — zonder die foto bewijst het document niet van wie het is —, die vanaf deze site zelf worden geüpload via een persoonlijke link met vervaldatum: nooit per e-mail of via berichtendiensten, die geen veilige kanalen zijn. De rechtsgrond is de naleving van de verplichtingen inzake de bescherming van minderjarigen die in deze sector gelden, en het gerechtvaardigd belang om die controle tegenover de producenten te kunnen aantonen. Het bestand wordt bij ontvangst versleuteld en buiten het publieke deel van de site bewaard; de afbeelding wordt opnieuw verwerkt om de metagegevens, waaronder de locatie, te verwijderen. Het wordt nooit aan een producent of aan enige derde meegedeeld: wat zij ontvangen is de bevestiging dat de controle is verricht. Zodra de meerderjarigheid is vastgesteld, wordt de afbeelding gewist en blijven alleen de datum van de controle en het soort document bewaard. Blijft opname in het bestand uit, of eindigt de vertegenwoordiging, dan wordt de afbeelding eveneens gewist. Van een identiteitskaart worden beide kanten gevraagd; de achterkant kan het woonadres tonen, dat niet wordt gebruikt en met de rest wordt gewist. Verwijdering kan op elk moment worden gevraagd.
Foto's om het bureau bekend te maken
Met je toestemming, per foto gegeven in je account, kunnen we een foto uit je book tonen op de openbare pagina's van de site of op onze sociale media, met je artiestennaam als je dat kiest en nooit met je echte naam of contactgegevens. Zonder die toestemming zien alleen producties met toegang tot de catalogus je book. Je kunt haar op elk moment intrekken in je account: we tonen de foto niet meer en verwijderen onze berichten, maar kunnen niet verwijderen wat anderen eerder deelden. De rechtsgrond is je toestemming (art. 6.1.a AVG).
Meningen over het bureau
Als je ons je mening over het bureau geeft, bewaren we je score en tekst. Ze worden alleen gepubliceerd als we ze goedkeuren, met je artiesten- of bedrijfsnaam alleen als je dat aanvinkt, en nooit met je echte naam. Je kunt het altijd aanpassen, en het wordt gewist met je account. De rechtsgrond is je toestemming (art. 6, lid 1, onder a AVG).
Documenten van producties
Voordat we de catalogus openen voor een productie, controleren we dat wie het account opent is wie die zegt te zijn en meerderjarig is, en, voordat de eerste boeking wordt bevestigd, dat de activiteit ingeschreven is. Daarvoor vragen we een afbeelding van het identiteitsbewijs met een foto van die persoon die het vasthoudt, en een document dat de activiteit bewijst: de oprichtingsakte of het uittreksel van het handelsregister, een inschrijving als zzp'er of het equivalent in een ander land. Ze worden geüpload in de eigen omgeving op deze site, nooit per e-mail. De rechtsgrond is ons gerechtvaardigd belang om de vertegenwoordigde modellen te beschermen, die alleen voorstellen krijgen van geïdentificeerde producties, en om niet te bemiddelen voor een activiteit die niet bestaat. De bestanden worden bij ontvangst versleuteld, buiten het openbare deel van de site bewaard, alleen door het bureau ingezien en aan geen enkel model of derde doorgegeven. Zodra ze gecontroleerd of geweigerd zijn, worden ze gewist: alleen de datum van de controle en het soort document blijven bewaard.
Opnamecontracten
Wanneer een booking wordt bevestigd, uploadt de productie of de fotograaf in zijn omgeving het contract dat hij met het talent zal tekenen. We bewaren het versleuteld; alleen wie het uploadt, het talent en het bureau lezen het, waarbij het bureau met het talent controleert dat het overeenkomt met de aanvaarde shoot. We wissen het 30 dagen na de shoot of de annulering ervan. De rechtsgrond is de uitvoering van de relatie met elke partij (art. 6, lid 1, onder b AVG).
Foto en video
Bij registratie om foto's of video te maken, worden de accountgegevens (voor- en achternaam, professionele naam, e-mail, stad), de presentatie, het tarief en het werk in het portfolio verwerkt om het account goed te keuren, shoots en opdrachten voor te stellen en de commissies bij te houden. De rechtsgrond is de relatie die bij de registratie wordt aanvaard. Het portfolio, de professionele naam, de stad en het tarief zijn zichtbaar voor het bureau en voor producenten van wie de toegang is geopend, en bij fotografie ook voor de talenten die het vertegenwoordigt; de echte naam en het e-mailadres worden aan niemand getoond. Kiest een talent een shoot, dan ziet het de professionele naam, en de professional de artiestennaam, de datum en de plaats. Het identiteitsbewijs volgt dezelfde regels als dat van talenten en producenten: het wordt versleuteld, alleen het bureau bekijkt het en het wordt verwijderd zodra het is gecontroleerd. Het bewijs van je onderneming, dat we vragen voor je eerste betaalde klus, volgt dezelfde regels.
Draaillocaties
Als je een opnameruimte aanbiedt, verwerken we de gegevens van je account (voor- en achternaam, e-mail en, als je het opgeeft, telefoon) en die van de ruimte (naam, stad, wijk, adres, beschrijving en foto's) om haar goed te keuren, te tonen en aanvragen door te sturen. De rechtsgrond is de relatie die je bij registratie aanvaardt. De naam, stad, wijk en omslagfoto van de ruimte zijn openbaar; de andere foto's zien geregistreerde accounts. Alleen het bureau ziet het adres, om de ruimte te controleren. Als je een aanvraag accepteert, ziet de afzender je naam, je e-mail en je telefoon als je die hebt opgegeven; evenzo ziet de aanbieder, als je een ruimte aanvraagt en die accepteert, je naam (of artiestennaam), je e-mail en, als je een productie bent, je telefoon. Je identiteitsbewijs en de toestemming van de eigenaar worden versleuteld, alleen door het bureau ingezien en gewist zodra ze zijn gecontroleerd.
Sollicitaties
Als je solliciteert op een functie bij IZZ, verwerken we je naam, e-mail, telefoon, de link naar je werk en je bericht om je sollicitatie te bekijken en te beantwoorden. De rechtsgrond is het nemen van precontractuele maatregelen op jouw verzoek. Alleen het bureau ziet ze, ze openen geen account en worden 12 maanden na je sollicitatie gewist.
Gebruik van gegevens
De gegevens worden gebruikt om de aanmelding of de aanvraag te behandelen, om te antwoorden en om de naleving te controleren van de toegang die aan meerderjarigen is voorbehouden. Het profiel van een talent wordt uitsluitend getoond aan producenten van wie de toegang is beoordeeld en aan goedgekeurde fotografen, met de toestemming die bij de registratie is gegeven en die op elk moment met onmiddellijke ingang kan worden ingetrokken; het wordt nooit gepubliceerd of anderszins overgedragen. De gegevens worden niet verkocht, noch voor commerciële doeleinden meegedeeld. Wel treden de hieronder vermelde technische dienstverleners op, zonder welke de site niet kan werken.
Betrokken dienstverleners
De site wordt gehost bij Hostinger. De e-mails worden verstuurd via een e-mailprovider. Technische fouten worden geregistreerd bij Sentry, dat het IP-adres vanaf de server verwerkt om de storing te kunnen reproduceren. Google Analytics meet de bezoeken, en uitsluitend na aanvaarding: zonder toestemming wordt het niet geladen. De lettertypen en de interfacebibliotheek worden vanaf deze server zelf geleverd, zodat geen enkele derde het IP-adres ontvangt bij het openen van de pagina. De hosting, de e-mail en het foutenlogboek blijven binnen de Europese Unie. De enige doorgifte buiten de Unie is Google Analytics, en alleen na aanvaarding.
Beveiliging
Er worden technische en organisatorische maatregelen toegepast om de gegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, wijziging of openbaarmaking. Dat gezegd zijnde is geen enkele overdracht via internet honderd procent veilig.
Bewaring van gegevens
Aanmeldingen worden 12 maanden na het laatste contact bewaard, tenzij de wet een langere termijn oplegt. Contactberichten volgen dezelfde termijn. Het IP-adres dient alleen om inzendingen te beperken en wordt na 24 uur gewist. Bijgevoegde foto's worden samen met de aanmelding verwijderd, bestand inbegrepen. Halen we een foto uit een book, dan bewaren we er 30 dagen een kleine miniatuur van, alleen zichtbaar in het account van wie hem uploadde, zodat duidelijk is welke het was; daarna wordt die gewist. De afbeelding van het identiteitsbewijs wordt gewist zodra de controle is verricht, en in elk geval bij het verlaten van het bestand. Bij opname in het bestand van het bureau wordt het dossier bewaard zolang de vertegenwoordiging duurt en zolang de wet de bewaring voorschrijft. Aanvragen van producenten worden bewaard zolang de handelsrelatie zin heeft. In alle gevallen kan bezwaar worden gemaakt tegen de bewaring of om verwijdering worden verzocht. Back-ups van de hosting worden tot 60 dagen bewaard en daarna overschreven: een gewist gegeven kan zolang daarin voortbestaan, zonder te worden geraadpleegd, en verdwijnt ermee. Een account voor foto of video wordt bewaard zolang het wordt gebruikt, en de registratie van gefactureerde shoots en opdrachten zolang de wet dat vereist. Van de e-mails die we je sturen, bewaren we de datum, het soort en het onderwerp, nooit de inhoud, zolang je account bestaat.
Rechten
Het is mogelijk de gegevens in te zien, te laten rectificeren of wissen, de verwerking te laten beperken of daartegen bezwaar te maken, en om overdraagbaarheid te verzoeken, via het contactformulier. Ook staat een klacht open bij de Agencia Española de Protección de Datos. Na de wissing blijft alleen het bewijs van de wissing zelf bewaard — de datum, de reden en het adres omgezet in een afdruk die niet terug te lezen is —, om te kunnen aantonen dat het gebeurd is. Wordt een account gewist omdat er een vals identiteitsbewijs mee is ingediend, dan dient die afdruk ook om te voorkomen dat hetzelfde adres zich opnieuw registreert: een maatregel tegen fraude, gebaseerd op het gerechtvaardigd belang van het bureau en van de talenten die het vertegenwoordigt. Rechtstreeks schrijven kan ook, naar contact@izzmediagroup.com.
Contact
Bij vragen over dit privacybeleid volstaat een bericht aan het bureau. Rechtstreeks schrijven kan ook, naar contact@izzmediagroup.com.